Электронные трудовые книжки 2020 — пошаговая инструкция для перехода на ЭТК
Цифровые технологии охватили практически все сферы деятельности современного общества. Электронные трудовые книжки начинают действовать во многих регионах России с 1 января 2020 года .
Вначале нам было трудно привыкнуть к электронным дневникам, электронным журналам ЭЖД. Но теперь к этим документам все привыкли. Этот же процесс перехода ждет трудовые книжки.
Быстрая навигация по статье:
Переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года правительство РФ объявило обязательный переход на электронные трудовые книжки. Вести, что с нового года они станут цифровыми, быстро распространились по всей России. Многие работодатели не знают, как заполнять такие документы, как перейти на новые ТК. Какими должны быть действия начальства при замене цифровых трудовых.
Все работники должны получить обязательное уведомление о переводе.
По сути, после перевода в цифровой формат, назначение и функции бумажных документов сохраняются. А это означает, что в него так же, как раньше, будут вноситься сведения о трудовой деятельности гражданина. При выходе на пенсию, указанный в документе стаж, будет учитываться при расчете величины пенсионных выплат.
При этом законодатель акцентирует внимание, что бумажный носитель информации продолжит свое существование вплоть до окончания 2020 года. Сначала 2021 года вновь устраивающиеся на работу граждане лишатся возможности иметь дома обычную трудовую. Так как все сведения о стаже будут вносить в ЭТК.
Образец заявления
Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 будут выпускать только с письменного согласия их владельцев.
До истечения следующего года, лица, имеющие документ старого образца, вправе подать письменное заявление своему начальнику об открытии цифрового варианта и внесении соответствующей информации. Если такового заявления не поступит, отдел кадров должен продолжать вести бумажный вариант документа.
Образец уведомления не имеет определенного формата. Поэтому работнику достаточно составить заявление о сохранении книжки, внеся в нее данные в произвольной форме.
Например, образец заявления может выглядеть так:
Если работник желает по-прежнему пользоваться привычным вариантом, то заявление может выглядеть так:
Еще в июне 2019 года был представлен законопроект, который направили в Госдуму. Он назывался так: “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”. Прочитать этот законопроект можно, перейдя по ссылке. После одобрения, закон опубликовали. Прочитать его можно здесь.
Что должен сделать работодатель
Для создания электронных книжек предоставляется весь 2020 год. Действия руководства в связи с этим должны быть тщательно спланированы.
Напоминаем, что изменения можно производить только после заявления работника с его личной подписью.
Работники отделов кадров должны подготовиться к замене бумажного варианта. Пошаговая инструкция для руководства такова:
- принять или внести изменения в местную документацию, нормативные акты предприятия;
- подготовить дополнения соглашений, коллективных договоров;
- привести в готовность базу данных про деятельность всех работников;
- провести собрания;
- выдать работникам письменные уведомления о возможности перейти на ЭТК;
- объяснить всем работникам их право выбора. Каждый может решить, будет ли его трудовая цифровой или останется в прежнем бумажном виде.
Как получить сведения из обычной трудовой?
Важно отметить тот факт, что с ликвидацией бумажного документа, граждане не утратят возможность получения необходимой им информации. Так, сведения про стаж можно будет получить:
- в личном кабинете официального сайта ПФР РФ;
- через портал Госуслуги;
- через специальное мобильное приложение;
- от руководства, которое выдаст информацию, содержащуюся на электронном носителе (флешке). Он обязан заверить данные электронной подписью и печатью предприятия.
Полученную выписку работник сможет распечатать, сохранить либо отправить по email в истребовавший ее орган. Всю информацию можно получить у последнего работодателя. Он может выдать все данные на цифровом носителе.
Если данные просто распечатаны, то отдел кадров подтверждает их правильность с помощью печати предприятия, своей подписи.
Эл.книжка практически идентична с бумажным вариантом. Единственное отличие в том, что в цифровой версии не указываются награды, которые получил работник во время рабочей деятельности.
В случае необходимости получения сведений на бумаге, гражданин сможет получить их:
- у своего последнего работодателя;
- через отделение Многофункционального центра;
- в территориальном отделении Пенсионного фонда России.
При этом для получения выписки из книжки необязательно обращаться в отделение МФЦ или ПФР по месту жительства. Сведения будут предоставляться в любом отделении.
Как будут выглядеть электронные трудовые
Любой документ, переведенный в цифровой формат, призван упростить порядок его использования при сохранении прямого назначения. В этой связи содержание трудовой будет полностью дублировать содержание бумажного аналога. ЭТК будут выглядеть примерно так:
Предполагается внесение в документ следующих обязательных сведений:
- наименование организации;
- продолжительность рабочей деятельности;
- должность, профессия или специальность, в соответствии с которой гражданин исполнял обязанности;
- квалификация работника (например, класс, разряд, категория);
- дата приема на работу, дата увольнения;
- сведения о переводах;
- основание прекращения контракта или договора с работником.
Обратите внимание! Создание электронных трудовых в 2020 году является переходным периодом. Окончательная замена произойдет с 1 января 2021 года. Но отчетность (СЗВ-ТД) планируется сдавать уже в 2020 году.
Преимущества электронной ТК
- Быстрота, удобство в части получения сведений о работе. Работник при необходимости сможет сделать это самостоятельно, не дожидаясь оформления заверенной копии документа.
- Сведение до минимума вероятности внесения неточных или ошибочных данных. Также исчезают возможности возникновения разночтений при их последующей обработке.
- Удобство при дистанционном способе трудоустройства.
- Отсутствие необходимости несения затрат, связанных с приобретением, ведением, хранением бумажного документа.
- Возможность дистанционного оформления пенсии без предоставления дополнительных бумажных документов (справок, приказов или выписок).
- Возможность использования данных документа при получении государственных услуг.
- Сведение к нулю риска утраты документа (например, при краже или потере).
- Оптимизация аналитической деятельности работодателей, государственных органов, служб.
Из минусов можно выделить следующие:
- В электронной ТК не будут указываться награды, достижения работника.
- Внести изменения в трудовую самим владельцем будет невозможно.
Уведомление о переходе на ЭТК
Начальство также обязано уведомить каждого работника о новой форме ведения учета деятельности. Они должны вручить каждому уведомление примерно такого содержания:
Это образец уведомления, который можно составить в произвольном виде.
Как будут вноситься сведения в новые трудовые
С внедрением цифрового документа изменится порядок его ведения. Для внесения обязательных сведений кадровики будут использовать компьютер. Необходимо будет заполнять специальные формы, предназначенные для заполнения. А затем передачу информации в аккумулирующий орган — в частности Пенсионный фонд РФ.
Для передачи данных законодатели разработали несколько форм. Они подлежат заполнению как в электронном виде, так и на бумаге. Последний вариант смогут использовать работодатели, у которых за прошедший отчетный месяц численность сотрудников не превысит 25 человек. Например, индивидуальные предприниматели или небольшие организации.
Несколько важных нюансов, касающихся внесения данных, предоставления сведений о работниках, их стаже.
- Во-первых, так как бумажная трудовая книжка пока полностью не отменена, сотрудники кадровой службы обязаны предоставлять сведения в ПФР. Параллельно внося записи в книжки тех работников, которые подадут заявления о сохранении бумажного носителя.
- Во-вторых, начиная с 2021 года информация о трудоустройстве или увольнении работника должна будет передаваться в ПФР не позднее одного рабочего дня. Который следует после дня издания соответствующего приказа или распоряжения.